ITコミュニケーションツールを使いこなせ

コンサルティング活動をしていてご質問をいただきました。

「チーム内コミュニケーションツールの件。サイボウズを導入するとしても、チャットワークは併用した方がいいですか？　」

「LINEでことが足りるのであれば、そうしたいと考えています｡

2つを使っている意図があれば、教えて下さいませ。よろしくお願いします。」

こちらの企業様は、

現在はサイボウズを活用されているとのことで

チームで活動することが多い企業さんだということが伺えます。

そしてチャットワークやLINE、

コミュニケーションツールを模索しておられるので

組織化・情報共有にアンテナの高い企業さんだということがわかります。

こちらの企業さんでは

日常の連絡にLINEを活用されているとのことですが、

一般的に使用するLINEでは私的な利用が多いのでビジネス利用には適していません。

それは何故なのでしょうか。

コンプライアンス

compliance

英語では「命令・要求に従うこと」という意味です。

日本語では「法令遵守」「企業が法律や企業倫理を遵守すること」。

企業活動では、多くの人を巻き込んでいくことになりますから

ルールが必要です。

法律にも関わってくることがあります。

ですから、継続的な企業活動を行なっていく上で

コンプライアンスの遵守、仕組みの構築は非常に重要なのです。

個人レベルで対応できていた延長線上でビジネス活動を行なっていることが

よくないということではありませんが、規模は大きくなりません。

一代で終わらせるのか、組織を拡大していくのかは

結局のところ会社の目標や社会に対してどのような活動をしていくかを明確にし

それに沿った運用を模索していくことが必要となります。

さて

今回のご質問にはどのような解釈となるか

記載を進めてみます。

LINE

今や日本人のスマートフォン所有者のほとんどが利用していると言っても

過言ではありません。

ですから、利用している方も多く

中小企業の現場ではLINEを利用しているシーンもお見かけまします。

ただ、ビジネスシーンで利用するならば

コンプライアンスの問題が発生してきますので

ビジネス版を契約し活用することが望ましいです。

LINEを社内で活用するならば

LINEワークスを契約し、きちんとした状態で運用することが望まれます。

若年層の社員が多いのであれば

導入までの敷居が圧倒的に低く、すぐに導入ができるでしょう。

私が経営する会社は、各事業セールスフォースで運用しており

私が直接クライアントと関わっているコンサルティング事業に関しては、

チャットワークでグループを組むことも多いです。

LINE＠への関心も高い企業様がおりますが

この記事でのLINEの定義は情報共有の側面から。

情報発信、マーケティングツールとして

非常に有効となりますので、店舗さん企業さん

個人事業主の方々はぜひ取り入れることをお勧め致します。

ChatWork（チャットワーク）

チャットワークに関しては、サイボウズやセールスフォースのように導入までの敷居が高くなく、チームでプロジェクトを進める際など非常に有効なツールとなります。

・タスク管理

・ファイルの送受信

何より使用している個人事業主、中小企業も多く

ビジネス利用でも適していますので

簡易的にプロジェクト管理をしていきたいフェーズではオススメになります。

CRMツール　

salesforce（セールスフォース）　cybozu（サイボウズ）　

社内、社外とプロジェクトを組む事業内容であれば

セールスフォースやサイボウズのようなCRMツールは必須です。

私の経営する会社ではセールスフォースを導入しています。

チームメンバー内での連絡はもちろん、社外のやりとりも可能。

取引履歴を残していくことができるので

誰が担当になっても引き継ぎもしっかりと行うことができます。

中小企業の問題といえば

その人がいないと仕事が回らなくなってしまう

仕事の属人化がボトルネックとなり苦しんでいる企業が多いです。

急な人材の移動、退職、出産等での長期休暇。

その人がいないと仕事が回らないのでは

会社としてリスクです。

ですから、お客様とのやり取りや進捗状況などが管理できるCRMツールは、

投資価値が高いのです。

CRMツールに投資し、社外にも認知されていくことで、

あなたの会社は信頼できる企業として認知され、

社内にも、社外にも、採用にも、あらゆるシーンで一歩リードできる企業体となっていきます。

会社のビジョンによりますが、拡大志向があるのであれば最初からツールを導入し整えておきましょう。

後からの導入は、ツールの活用と定着までに

多大なる時間と労力を要します。

ですから、事業の立ち上げ当初から

コンサルタントを雇ったり

先を行った経営者から話を聞いたりすることをオススメします。

各ツールの特徴を理解し、コンプライアンスを遵守し

自社も他社も満足できる形でITツールを導入していくことがビジネス発展の鍵となります。

参考記事

なぜITツールを活用するのか

参考記事

直行直帰で自由なスタイルの会社経営